บันทึกธุรกิจของคุณด้วยการแปลงเอกสารเป็นดิจิทัล

บันทึกธุรกิจของคุณด้วยการแปลงเอกสารเป็นดิจิทัล

บทความนี้เกี่ยวกับการแปลงเอกสารเป็นดิจิทัลซึ่งช่วยธุรกิจของคุณ

นิสัยบางอย่างยากที่จะทำลาย สำหรับธุรกิจจำนวนมาก การโพสต์บทความโดยแขกเป็นเพียงนิสัยดังกล่าว เราไม่สามารถช่วยได้ – แนวปฏิบัติทางธุรกิจมากมายถูกฝังแน่น ประทับอยู่ในจิตใต้สำนึกของเรา โดยที่เราไม่คิดเกี่ยวกับมัน มันเพิ่งเกิดขึ้นรับจดทะเบียนบริษัท กระดาษมีมานานหลายศตวรรษ และแม้กระทั่งตอนนี้ นิสัยกระดาษก็ดูเหมือนจะเป็นไปไม่ได้ที่จะสั่นคลอน

ก่อนช่วงเปลี่ยนศตวรรษนี้ ธุรกิจส่วนใหญ่จมอยู่ในกระดาษอย่างแท้จริง เอกสารทุกฉบับที่สร้างขึ้นโดยธุรกิจใด ๆ จะถูกพิมพ์บนกระดาษ บางครั้งสำเนาหลายชุดเพื่อแจกจ่าย อ่านจากกระดาษ ยื่นบนกระดาษ และสุดท้ายก็จัดเก็บบนกระดาษ ตู้เก็บเอกสารที่มีอยู่ทั่วไปก็ขยายใหญ่ขึ้นเรื่อยๆ อุตสาหกรรมทั้งหมดพัฒนาขึ้นเพื่อรองรับการพิมพ์ การกระจาย และการจัดเก็บเอกสารที่เป็นกระดาษ ป่าทั้งหมดถูกทำลายเพราะเอกสารเหล่านี้ FedEx ก่อตั้งขึ้นจากแนวคิดในการส่งกระดาษเข้าและออกจากลูกค้าในชั่วข้ามคืน! คลังสินค้าขนาดใหญ่ทั้งหลังมีไว้เพื่อเก็บสิ่งใดนอกจากกระดาษ การดูช่วงเวลานั้นในประวัติศาสตร์ของธุรกิจจากจุดได้เปรียบในปัจจุบันทำให้การปฏิบัติดูเหมือนไม่มีประสิทธิภาพอย่างมาก

แต่ด้วยการใช้งานคอมพิวเตอร์ที่แพร่หลาย เอกสารจึงเริ่มหลุดออกจากพันธะของกระดาษ เราค่อย ๆ ก้าวเข้าสู่ยุคดิจิทัล การใช้กระดาษน้อยลงเรื่อย ๆ ตอนนี้ไม่ใช่เรื่องแปลกที่เอกสารจะไม่ถูกพิมพ์!

แต่การเปลี่ยนแปลงนั้นช้าและเจ็บปวด

เริ่มต้นด้วยการประดิษฐ์การรู้จำอักขระด้วยแสง – OCR จากนั้นเครื่องสแกนเอกสาร จากนั้นคอมพิวเตอร์ส่วนบุคคล ไม่เพียงแต่กระดาษกลายเป็นดิจิทัลเท่านั้น ข้อมูลก็เข้าถึงได้มากขึ้นด้วย ทุกวันนี้ เราไม่คิดถึงการแบ่งปันเอกสารเดียวกันกับผู้ใช้หลายคนในหลายเมืองหรือในหลายทวีปในทันที แต่ไม่นานมานี้คงใช้เวลาหลายชั่วโมงหรือหลายวันในการทำเช่นเดียวกัน

หากตอนนี้องค์กรของคุณไม่ได้ใช้ระบบดิจิทัล คุณอาจคิดว่าการเปลี่ยนแปลงนี้เป็นไปไม่ได้ แฟ้มกระดาษหลายปีที่เกี่ยวข้องกับเกือบทุกอย่างอาจอยู่ในกล่องที่ไหนสักแห่งในโรงงานนอกสถานที่ จัดเก็บแพงและเข้าถึงยาก

มันคือศตวรรษที่ 21 เริ่มทำตัวเหมือนมันกันเถอะ! มารับและเป็นดิจิทัลกันเถอะ! อาจเป็นเรื่องที่เจ็บปวด แต่ในระยะยาว การทำลายนิสัยการใช้กระดาษจะช่วยให้ธุรกิจของคุณมีสุขภาพที่ดีขึ้น

เอกสารดิจิทัลสามารถแชร์ ทำซ้ำ จัดเก็บ และเรียกใช้ได้อย่างง่ายดาย สามารถคัดลอกและสำรองข้อมูลได้แทบจะทันที ดังนั้นจะไม่สูญหายหรือถูกทำลายโดยฝีมือมนุษย์หรือภัยธรรมชาติ สามารถวิเคราะห์บันทึกดิจิทัลเพื่อหาแนวโน้มและแรงผลักดันที่อาจมีอิทธิพลต่อการตัดสินใจที่สำคัญ

แต่คุณรับงานนั้นภายในองค์กรหรือว่าจ้างมืออาชีพจากภายนอก? กระบวนการทางธุรกิจ การเอาท์ซอร์สบริษัท BPO- เชี่ยวชาญในการย้ายธุรกิจเข้าสู่อาณาจักรดิจิทัล พวกเขามีเจ้าหน้าที่ที่ผ่านการฝึกอบรม ฮาร์ดแวร์ และซอฟต์แวร์สำหรับการโยกย้ายทุกประเภท และโปรโตคอลความปลอดภัยเพื่อย้ายบันทึกกระดาษทั้งหมดของคุณ-ไม่ว่าจะอยู่ในรูปแบบใด-เป็นข้อมูลดิจิทัล

BPO ที่ดีที่สุดคือมาตรฐาน GLB และ HIPPA ซึ่งหมายความว่าพวกเขาได้รับการรับรองจากรัฐบาลสหรัฐฯ ให้มีมาตรการป้องกันเพื่อรักษาความปลอดภัยข้อมูลทางการแพทย์ ส่วนบุคคล และข้อมูลทางการเงินที่ละเอียดอ่อน

หากหลังจากแปลงเอกสารเป็นดิจิทัลแล้ว คุณต้องการเก็บถาวรไฟล์กระดาษต้นฉบับ BPO ของคุณจะจัดการให้ หากคุณต้องการทำลายไฟล์ สามารถทำได้อย่างปลอดภัย

การย้ายจากกระดาษสู่ดิจิทัลอาจไม่เจ็บปวดหากคุณวางแผนอย่างรอบคอบและเลือกพันธมิตรที่เหมาะสม บริษัท Outsource สำหรับกระบวนการทางธุรกิจที่ดีที่สุดมักจะจัดการงานประเภทนี้เป็นประจำ มีความปลอดภัย เป็นมืออาชีพ และเชื่อถือได้ งานของพวกเขารวดเร็วและประหยัด ช่วยคุณประหยัดเวลาและค่าใช้จ่ายในการจ้างและฝึกอบรมพนักงานเพิ่มเติม หากคุณต้องการฮาร์ดแวร์เพิ่มเติมเพื่อรองรับการเพิ่มขึ้นของข้อมูลดิจิทัลที่การย้ายข้อมูลสร้างขึ้น พวกเขาสามารถจัดหาหรือแนะนำได้

แต่โปรดจำไว้ว่า BPO ทั้งหมดไม่ได้ถูกสร้างขึ้นมาอย่างเท่าเทียมกัน ต้องการและคาดหวังคุณภาพและความปลอดภัยสูงสุดสำหรับกระบวนการย้ายข้อมูลดิจิทัล และการทำเอกสารใหม่ให้เป็นดิจิทัลอย่างต่อเนื่องหากจำเป็น

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมและโอกาสในการดูว่า Rely Services เสนออะไร ให้จองการประเมินความต้องการด้านการบริการลูกค้าของคุณฟรี และวิธีที่เราสามารถช่วยให้คุณบรรลุเป้าหมายได้

ที่มา: ArticlesFactory.com